Leistungsart für Personaldienstleister anhand rechtlicher Nachweise auswählen

Für eine konkrete Vakanz die richtige Leistungsart zu wählen, ist kein Bauchgefühl. Es geht um die Frage, wer künftig Arbeitgeber ist, wer das Weisungsrecht ausübt und welche Erlaubnis der Dienstleister vorlegen muss. Der folgende Leitfaden trennt Überlassung, Vermittlung und Interim Management anhand weniger Ja-Nein-Fragen. Danach prüfen Sie, ob der Verleiher eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit besitzt oder ob eine Anzeige nach Paragraf 1a AÜG ausreicht.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Arbeitnehmerüberlassung liegt vor, wenn der externe Beschäftigte in Ihre Arbeitsorganisation eingegliedert ist und Ihren Weisungen unterliegt. Dann braucht der Verleiher grundsätzlich eine Erlaubnis nach Paragraf 1 AÜG.
• Eine Anzeige statt Erlaubnis genügt nur bei weniger als 50 Beschäftigten, maximal zwölf Monaten Dauer, Vermeidung von Kurzarbeit oder Entlassungen, keiner Einstellung zum Zweck der Überlassung und Anzeige vor Beginn.
• Bei Personalvermittlung schließt der Kandidat den Arbeitsvertrag direkt mit Ihnen. Diese Konstellation ist keine Arbeitnehmerüberlassung, weil kein Beschäftigter in Ihre Arbeitsorganisation eingegliedert und Ihren Weisungen unterworfen wird.
• Im Überlassungsvertrag muss der Verleiher erklären, ob er die Erlaubnis besitzt. Verleiher und Entleiher müssen die Überlassung ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnen und die Person vor der Überlassung konkretisieren.

Drei Leistungsarten anhand Ihrer Vakanz unterscheiden

Stellen Sie sich eine offene Position vor, etwa im Vertrieb oder in der Buchhaltung. Die erste Frage lautet: Soll der neue Mitarbeiter dauerhaft bei Ihnen angestellt werden? Dann ist Personalvermittlung naheliegend. Bei der Personalvermittlung beauftragt ein Unternehmen einen Personaldienstleister mit der Suche nach einem neuen Mitarbeiter. Der Kandidat erhält eine Festanstellung direkt bei Ihnen und schließt mit Ihnen den Arbeitsvertrag. Die Kosten tragen Sie als Kundenunternehmen; die Provision richtet sich meist nach dem Bruttogehalt.

Benötigen Sie hingegen vorübergehend zusätzliche Hände, ohne selbst Arbeitgeber zu werden, kommt Arbeitnehmerüberlassung in Betracht. Arbeitgeber, die als Verleiher Dritten (Entleihern) Arbeitnehmer (Leiharbeitnehmer) im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit zur Arbeitsleistung überlassen (Arbeitnehmerüberlassung) wollen, bedürfen der Erlaubnis. Entscheidend ist die Eingliederung in Ihre Arbeitsorganisation und Ihre Weisungsbefugnis. Der Leiharbeitnehmer bleibt beim Verleiher angestellt, arbeitet aber in Ihrem Betrieb.

Interim Management ist die dritte Option. Unternehmen engagieren Interim Manager temporär auf Führungs- oder Projektebene, um Veränderungen umzusetzen, Vakanzen in Leitungsfunktionen zu überbrücken und die interne Expertise zu ergänzen. Diese Definition stammt aus dem Interim Management Report 2021 von EO Executives.

Ob eine solche Konstellation arbeitsrechtlich als Arbeitnehmerüberlassung gilt, entscheidet nicht die Bezeichnung, sondern die tatsächliche Durchführung. Maßgeblich sind Eingliederung in die Arbeitsorganisation, Weisungsgebundenheit und die Übernahme üblicher Arbeitgeberpflichten nach Paragraf 1 AÜG. Für die Auswahl hilft ein klares Bedarfsprofil und eine vertraglich festgehaltene Erfolgsmessung.

Entscheidungsbaum für den eigenen Einsatzfall

Nutzen Sie fünf Fragen, um die passende Leistungsart einzugrenzen.

1. Soll der Einsatz länger als zwölf Monate dauern? Wenn ja, scheidet die anzeigepflichtige Überlassung nach Paragraf 1a AÜG aus. Erlaubnispflichtige Überlassung oder Vermittlung bleiben möglich.
2. Soll der Kandidat dauerhaft in Ihrem Unternehmen angestellt werden? Wenn ja, wählen Sie Personalvermittlung. Der Arbeitsvertrag entsteht direkt mit Ihnen.
3. Üben Sie während des Einsatzes das fachliche Weisungsrecht aus? Wenn ja, ist die Konstellation typisch für Arbeitnehmerüberlassung. Prüfen Sie die Erlaubnis des Verleihers.
4. Handelt es sich um eine vorübergehende Führungs- oder Spezialistenaufgabe ohne dauerhafte Stelle? Dann kann Interim Management passen. Klären Sie Vertragsart und Erfolgskriterien separat.
5. Soll der Einsatz nur eine kurze Auftragsspitze abdecken und Sie möchten keine Arbeitgeberpflichten übernehmen? Dann ist Arbeitnehmerüberlassung mit einem Verleiher sinnvoll, der die Erlaubnis besitzt.

Diese Fragen ersetzen keine Rechtsberatung, strukturieren aber die Auswahl. Im nächsten Abschnitt prüfen Sie die formalen Nachweise des Verleihers.

Erlaubnis oder Anzeige: die Pflicht des Verleihers vor dem ersten Einsatz

Für Arbeitnehmerüberlassung braucht der Verleiher grundsätzlich eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit. Die Erlaubnis muss vorliegen, bevor Sie mit der Arbeitnehmerüberlassung beginnen. Die Erlaubnis gilt für Ihr gesamtes Unternehmen. Sie erhalten die Erlaubnis befristet für ein Jahr. Spätestens drei Monate vor Ablauf können Sie eine Verlängerung beantragen. Das bedeutet: Fragen Sie vor dem ersten Einsatz nach der Erlaubnisurkunde. Ein Verleiher, der keine gültige Erlaubnis vorweisen kann, darf keine Leiharbeitnehmer überlassen.

Die Erlaubnis ist unternehmensbezogen, nicht einsatzbezogen. Sie müssen also nicht für jede Vakanz eine neue Erlaubnis prüfen, sondern nur, ob der Verleiher insgesamt eine gültige Erlaubnis besitzt. Die Befristung beträgt zunächst ein Jahr. Nach drei aufeinanderfolgenden Jahren erlaubter Überlassung kann eine unbefristete Erlaubnis beantragt werden. Verlängerungsanträge sind spätestens drei Monate vor Ablauf zu stellen.

Eine Ausnahme gilt für kleine Unternehmen. Keiner Erlaubnis bedarf ein Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten, der zur Vermeidung von Kurzarbeit oder Entlassungen an einen anderen Arbeitgeber einen Arbeitnehmer bis zur Dauer von zwölf Monaten überlässt. Voraussetzung ist, dass dieser Arbeitnehmer nicht zum Zweck der Überlassung eingestellt und beschäftigt wird und die Überlassung vorher schriftlich der Bundesagentur für Arbeit angezeigt wurde. Alle fünf Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, ist diese Anzeigeausnahme nicht anwendbar.

Die Anzeige muss vor Beginn der ersten Überlassung bei der Bundesagentur für Arbeit eingehen. Für die Bearbeitung einer Anzeige der Arbeitnehmerüberlassung erhebt die Bundesagentur für Arbeit eine Gebühr in Höhe von 64,40 Euro. Die Gebühr fällt pro Anzeige an. Das Formular trägt die Bezeichnung AÜG 2b. Eine eigenhändige Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person ist bei postalischer Einreichung nötig.

Prüfschritte für Ihr Unternehmen

Diese Liste hilft, den Nachweis zu dokumentieren.

• Verlangen Sie vom Verleiher eine Kopie der Erlaubnisurkunde mit Gültigkeitsdatum.
• Prüfen Sie, ob die Erlaubnis für das gesamte Unternehmen gilt und nicht auf einen früheren Auftrag beschränkt ist.
• Fragen Sie bei Verlängerungen nach dem aktuellen Stand. Die Erlaubnis kann zwischenzeitlich erloschen sein.
• Bei einer Anzeige nach Paragraf 1a AÜG lassen Sie sich die Bestätigung der Bundesagentur für Arbeit zeigen.
• Halten Sie fest, wann die Überlassung beginnt und wann die Höchstdauer erreicht ist.

Vertrag, Höchstdauer und Gleichstellungsgrundsatz

Der Überlassungsvertrag unterliegt strengen Formvorschriften. Er muss in Textform geschlossen werden. Verleiher und Entleiher haben die Überlassung von Leiharbeitnehmern in ihrem Vertrag ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung zu bezeichnen, bevor sie den Leiharbeitnehmer überlassen oder tätig werden lassen. Vor der Überlassung haben sie die Person des Leiharbeitnehmers unter Bezugnahme auf diesen Vertrag zu konkretisieren. Fehlt diese Bezeichnung, drohen arbeitsrechtliche Folgen bis hin zu einem fingierten Arbeitsverhältnis mit Ihrem Unternehmen.

Der Verleiher muss im Vertrag erklären, ob er die Erlaubnis nach Paragraf 1 AÜG besitzt. Sie als Entleiher müssen die Tätigkeitsmerkmale, die erforderliche Qualifikation und die wesentlichen Arbeitsbedingungen vergleichbarer Stammkräfte angeben. Diese Angaben sind keine Formalie, sondern dienen der Gleichstellung.

Die Überlassungshöchstdauer beträgt 18 aufeinander folgende Monate. Der Verleiher darf denselben Leiharbeitnehmer nicht länger als 18 aufeinander folgende Monate demselben Entleiher überlassen; Vorherige Einsätze desselben oder eines anderen Verleihers beim selben Entleiher werden vollständig angerechnet, wenn zwischen den Einsätzen nicht mehr als drei Monate liegen. Tarifverträge der Einsatzbranche können eine abweichende Höchstdauer festlegen.

Der Gleichstellungsgrundsatz verpflichtet den Verleiher, dem Leiharbeitnehmer für die Zeit der Überlassung die wesentlichen Arbeitsbedingungen einschließlich des Arbeitsentgelts vergleichbarer Stammkräfte zu gewähren. Nach Paragraf 8 Absatz 1 AÜG gehört dazu das Arbeitsentgelt. Eine tarifliche Abweichung beim Arbeitsentgelt ist nach Absatz 4 grundsätzlich nur für die ersten neun Monate einer Überlassung an denselben Entleiher zulässig.

Eine längere Abweichung setzt voraus, dass nach spätestens 15 Monaten ein als gleichwertig festgelegtes Arbeitsentgelt erreicht wird und nach einer Einarbeitungszeit von längstens sechs Wochen eine stufenweise Heranführung erfolgt. Vorherige Einsätze mit Lücken von nicht mehr als drei Monaten werden angerechnet. Nach Absatz 3 gilt die tarifliche Abweichung nicht für Leiharbeitnehmer, die in den letzten sechs Monaten vor der Überlassung aus einem Arbeitsverhältnis beim Entleiher oder einem Konzernunternehmen ausgeschieden sind.

Kostenlogik bei der Überlassung

Für die Kalkulation gilt eine klare Aufteilung. Bei einer Arbeitnehmerüberlassung zahlt das beauftragende Unternehmen lediglich die geleisteten Stunden zu dem vereinbarten Stundensatz und ggf. vereinbarte Zuschläge. Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden vom Verleiher als Arbeitgeber vergütet. Diese Angabe stammt vom Dienstleister Hays und ist kein unabhängiger Preisspiegel. Konkrete Stundensätze oder Zuschlagshöhen werden individuell vereinbart.

Für die Verwaltung mehrerer externer Kräfte bieten Anbieter Managed-Service-Programme an. Unser Managed-Service-Programm (MSP) vereinfacht Ihren Arbeitsalltag, indem es Ihnen hilft, externe Fachkräfte zu finden und zu verwalten, unabhängig von der Vertragsart: Dienstvertrag, Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung. Solche Programme prüfen nach Anbieterangaben die Rechtskonformität und bündeln Lieferanten. Ob sich das für Ihre einzelne Vakanz lohnt, hängt von Umfang und Häufigkeit externer Einsätze ab.

Häufige Fragen

Wie prüfe ich die Erlaubnis des Verleihers und was steht im Vertrag?

Nach Paragraf 12 Absatz 1 AÜG hat der Verleiher im Überlassungsvertrag zu erklären, ob er die Erlaubnis nach Paragraf 1 AÜG besitzt. Verlangen Sie diese Erklärung und sehen Sie zusätzlich die Erlaubnisurkunde mit Gültigkeitsdatum ein. Die Namen der Erlaubnisinhaberinnen und Erlaubnisinhaber werden tagesaktuell ins Internet übertragen und können im Portal der Spitzenverbände der Bundesagentur für Arbeit eingesehen werden. So prüfen Sie vor dem ersten Einsatz, ob Ihr Vertragspartner erlaubt überlassen darf.

Was passiert, wenn der Verleiher ohne Erlaubnis überlässt?

Hat der Verleiher entgegen Paragraf 1 AÜG keine Erlaubnis, ist der Vertrag zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer grundsätzlich unwirksam. Dann gilt ein Arbeitsverhältnis zwischen Ihnen und dem Leiharbeitnehmer als zustande gekommen. Der Leiharbeitnehmer kann diese Folge durch eine rechtzeitige, formgerechte Festhaltenserklärung nach Paragraf 9 AÜG abwenden. In diesem Fall bliebe sein Arbeitsverhältnis zum Verleiher bestehen, die erlaubnisfreie Überlassung wird dadurch aber nicht legalisiert. Prüfen Sie deshalb die Erlaubnis vor dem ersten Einsatz.

Gilt die Anzeige nach Paragraf 1a AÜG auch für meinen eigenen Betrieb, wenn ich kurzfristig jemanden aushelfen lasse?

Die Anzeige betrifft den Verleiher, also den Arbeitgeber, der den Beschäftigten überlässt. Wenn Ihr Unternehmen weniger als 50 Beschäftigte hat und Sie einen eigenen Mitarbeiter an einen anderen Betrieb ausleihen möchten, um Kurzarbeit oder Entlassungen zu vermeiden, können Sie unter den genannten Voraussetzungen die Anzeige nutzen. Als Entleiher prüfen Sie dagegen, ob Ihr Vertragspartner die Anzeige erstattet hat.

Die Wahl der Leistungsart hängt von Ihrer Vakanz ab: Dauerhafte Stellen besetzen Sie über Personalvermittlung, vorübergehende Einsätze mit Weisungsbefugnis über Arbeitnehmerüberlassung. Vor dem ersten Einsatz steht immer die Prüfung der Erlaubnis oder Anzeige des Verleihers.