Interim Management auswählen: Bedarf, Vertrag, Erfolg

Das Wichtigste auf einen Blick

Einsatzsituation bestimmen: Vakanz, Restrukturierung oder Projekt

Interim Management ist keine Universallösung. Es passt, wenn ein zeitlich begrenzter Bedarf an Führungs- oder Spezialistenkompetenz besteht: eine plötzliche Vakanz, ein Restrukturierungsprojekt oder eine klar umrissene Projektleitung. Dauerhafte Aufgaben gehören in eine Festanstellung.

Schreiben Sie vor jeder Suche ein Bedarfsprofil mit Laufzeit, Zielbild und Abbruchkriterien. Nur so lässt sich später prüfen, ob der Interim Manager geliefert hat.

Ein Bedarfsprofil für die Anfrage enthält mindestens diese Felder:

Dasselbe Profil geht an alle angefragten Anbieter. Nur dann lassen sich die Angebote später nebeneinanderlegen.

Anforderungsprofil und Nachweise prüfen

Für eine parallele Anfrage kommen als Suchansätze Interim-Provider wie Atreus, Management Angels und EIM (Executive Interim Management) infrage. Eine weitere Auswahlquelle ist das DDIM-Mitgliederverzeichnis der Dachgesellschaft Deutsches Interim Management e. V. Diese Namen sind Ausgangspunkte für Ihre Anfrage, keine Rangliste: Welcher Anbieter passt, entscheidet erst der Abgleich mit Ihrem Bedarfsprofil.

Prüfen Sie bei jedem Anbieter zuerst seine Rolle, denn davon hängen Vertrag und Kosten ab:

Diese Leistungen sind nicht ohne Weiteres vergleichbar. Vergleichen Sie Anbieter derselben Rolle anhand derselben Kriterien; Prüfpunkte dafür liefert auch der Vergleich öffentlicher Angaben zu Randstad und Hays. Ein fehlender Erlaubnisbescheid bei Arbeitnehmerüberlassung ist dabei ein Ausschlusskriterium, kein Punktabzug.

Für die Kandidatenauswahl gilt dieselbe Sorgfalt. Nutzen Sie für alle Angebote dieselbe Prüfliste und halten Sie je Kriterium fest, ob ein Nachweis vorliegt, noch offen ist oder fehlt:

Bei möglicher Arbeitnehmerüberlassung prüfen Sie beim Verleiher, ob eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit vorliegt: Lassen Sie sich den aktuellen Erlaubnisbescheid zeigen und klären Sie offene Fragen mit der Behörde. Prüfen Sie außerdem Haftpflichtversicherung, Referenzen, Reaktionszeit und Ausstiegsklauseln; weitere Hinweise zur Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung helfen bei der Einordnung.

Vertragsart anhand der tatsächlichen Umstände prüfen

Die Vertragsart bestimmt Pflichten und Risiken. Nach § 611 BGB verpflichtet ein Dienstvertrag zur Leistung der versprochenen Dienste; nach § 631 BGB verpflichtet ein Werkvertrag zur Herstellung des versprochenen Werkes oder eines anderen Erfolgs. Entscheidend ist, welche Leistung tatsächlich vereinbart und erbracht wird.

Welche Vertragsart passt, bestimmen die tatsächlichen Umstände, nicht die Bezeichnung Interim Manager. Eine klar umrissene Aufgabe ohne Eingliederung spricht für Dienst- oder Werkvertrag; bei Eingliederung und Weisungen kann Arbeitnehmerüberlassung vorliegen. Für die Arbeitnehmerüberlassung nach dem AÜG gelten besondere Anforderungen. Eine falsche Einordnung sollte juristisch geprüft werden.

Ein Managed Service Provider kann den Auswahlprozess koordinieren und die Abrechnung bündeln. Bei einem Hays-MSP-Angebot sollten Sie prüfen, wer den Interim Manager auswählt, wer Vertragspartner ist und wie das Serviceentgelt ausgewiesen wird.

Legen Sie im Vertrag fest: Leistungsbeschreibung, Laufzeit, Vergütung, Kündigungsrechte, Vertraulichkeit und Haftung. Halten Sie zudem fest, welche Weisungen Sie geben dürfen und welche nicht.

Als Muster für die Leistungsbeschreibung: „Der Interim Manager erstellt bis [Datum] eine Ist-Analyse mit Handlungsfeldern und übergibt sie in einem schriftlichen Bericht an [zuständige Rolle].“ Ergänzen Sie Projektziel, Abnahmekriterien, Verantwortlichkeit und Berichtstermine; lassen Sie die Formulierung vor Verwendung juristisch prüfen.

Vergütung und Nebenkosten vertraglich klären

Die Vergütung hängt von Branche, Seniorität, Projektdauer, Reisetätigkeit und Haftungsübernahme ab. Üblich sind Tagessatz, feste Projektpauschale oder Grundvergütung mit Erfolgsanteil. Fordern Sie für denselben Leistungsumfang einen bezifferten Tagessatz oder Gesamtpreis in Euro an und lassen Sie Vermittlungs- oder Serviceentgelte sowie Nebenkosten wie Reisen und Software getrennt ausweisen. Fragen Sie außerdem nach Aufwandsschätzung, Abrechnungsmodus und Nachweispflichten.

Vergleichbar werden die Angebote erst als Gesamtkosten für denselben Einsatz: Tagessatz mal geschätzte Einsatztage, plus Vermittlungs- oder Serviceentgelt, plus Reise- und Nebenkosten, jeweils netto und für dieselbe Laufzeit. Bei einer Pauschale prüfen Sie, welche Etappen und welcher Umfang darin enthalten sind und was Mehraufwand kostet. Bei einem Erfolgsanteil gehört die Messgröße in den Vertrag, und zwar dieselbe, die Sie im Etappenplan unten verwenden.

Erfolg messbar machen: Etappen, Übergabe, Abschlussbericht

Ohne messbare Kriterien bleibt der Einsatz eine Blackbox. Vereinbaren Sie mindestens drei bis fünf Etappenziele mit Terminen und Qualitätskriterien. Dazu gehören eine strukturierte Übergabe an das Stammteam und ein schriftlicher Abschlussbericht.

Beispiel für einen Etappenplan:

Dies ist ein Beispiel; passen Sie die Etappenziele an Ihr Projekt an. Ein externer Dienstleister kann das Reporting übernehmen.

Übergang in Festanstellung und Grenzen des Interimseinsatzes

Interim Management endet planmäßig. Falls sich ein dauerhafter Bedarf ergibt, ist eine Festanstellung möglich. Bei Arbeitnehmerüberlassung sind bestimmte Klauseln unwirksam. Betroffen sind Klauseln, die dem Entleiher die Einstellung oder dem Leiharbeitnehmer ein Arbeitsverhältnis mit dem Entleiher untersagen, solange das Arbeitsverhältnis zum Verleiher besteht (§ 9 Absatz 1 Nummer 3 und 4 AÜG).

Bei Dienst- oder Werkvertrag verhandeln Sie eine Übernahme neu.

Beachten Sie die Grenzen: Kein Interim Manager ersetzt fehlende Strategie oder ungeklärte Zuständigkeiten. Bei unklarer Aufgabe hilft erst eine Bedarfsanalyse. Auch Teameinbindung und Entscheidungsbefugnisse müssen vorher geklärt sein.

Häufige Fragen