Prozessberatung auswählen: Erstgespräch als Frageraster nutzen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Fragen Sie im Erstgespräch konkret nach der individuellen Ist-Analyse und nach Beispielen aus früheren Projekten.
• Seien Sie kritisch, wenn Analyse und spätere Beratung von unterschiedlichen Personen durchgeführt werden sollen.
• Bitten Sie den Anbieter, sein Vorgehen bis zum Beratungsbericht und zur Umsetzungsanleitung zu beschreiben.
• Prüfen Sie, ob der Berater Provisionen annimmt, die seine Unabhängigkeit gefährden könnten.

Den richtigen Gesprächseinstieg finden

Ein kostenfreies Erstgespräch dient nicht dazu, ein fertiges Konzept zu präsentieren, sondern Ihre betriebliche Ausgangslage zu verstehen. Fragen Sie daher direkt: Wie wird eine individuelle Ist-Analyse ablaufen? Welche Personen aus meinem Unternehmen werden einbezogen? Das BAFA-Merkblatt zur Beraterauswahl rät, nach dem genauen Vorgehen zu fragen und zu prüfen, ob maßgeschneiderte Lösungen angeboten werden oder ob das Konzept "aus der Schublade" kommt.

Achten Sie darauf, ob der Berater Rückfragen zu Ihren Prozessen, Engpässen und Zielen stellt. Ein seriöser Anbieter beantwortet Ihre Fragen tatsächlich und erklärt auch komplizierte rechtliche oder wirtschaftliche Zusammenhänge verständlich.

Drei Fragerunden für Ihr Erstgespräch

Strukturieren Sie das Gespräch in drei kurze Runden. Notieren Sie dabei, welche Antworten auf eine individuelle Analyse hindeuten und welche auf ein Standardprodukt.

Fragerunde	Gute Antwort	Warnsignal
1. Analyse: "Wie untersuchen Sie unsere aktuellen Abläufe?"	Konkrete Methoden, Beteiligung der Mitarbeitenden, Zeitplan für Vor-Ort-Termine	Pauschale Aussagen wie "Das machen wir immer so" oder sofortige Lösungsvorschläge
2. Umsetzung: "Wie entwickeln Sie daraus Empfehlungen?"	Entwurf von Schwachstellenliste und priorisierten Maßnahmen gemeinsam mit Ihnen	Vorgefertigte Präsentation, die nur Ihren Firmennamen enthält
3. Übergabe: "Was erhalten wir am Ende?"	Schriftlicher Bericht mit Ist-Analyse, Schwachstellen und konkreten Umsetzungsanleitungen	Nur mündliche Zusammenfassung oder Verweis auf Folgeauftrag

Eine solche Struktur hilft Ihnen, Antworten vergleichbar zu machen. Bitten Sie den Anbieter außerdem um zwei bis drei Referenzen aus Ihrer Branche oder Unternehmensgröße.

Schwachstellen und Umsetzungsanleitung als Ergebnis verlangen

Die BAFA empfiehlt, auf drei Elemente zu bestehen: Analyse der Situation, Benennung der Schwachstellen und konkrete Handlungsempfehlungen mit Anleitungen zur Umsetzung. Prüfen Sie, ob der Berater diese Punkte im Beratungsbericht zusagt. Fragen Sie im Erstgespräch: "Wie sieht Ihr Beratungsbericht aus? Enthält er eine nachvollziehbare Ist-Analyse und Maßnahmen, die mein Team selbst umsetzen kann?"

Wenn der Anbieter eine preiswerte Analyse anbietet, auf die teure Beratungsleistungen folgen sollen, ist Vorsicht geboten. Das BAFA-Merkblatt warnt ausdrücklich: Seien Sie sehr kritisch, wenn unterschiedliche Personen die Analyse und die eigentliche Beratung durchführen sollen.

Wissensübergabe und Unabhängigkeit klären

Ein individueller Prozessberater gibt sein Wissen weiter, statt Abhängigkeit zu schaffen. Fragen Sie: "Wie stellen Sie sicher, dass wir Ihre Empfehlungen selbst umsetzen können?" Verlangen Sie konkrete Anleitungen, Checklisten oder Workshops für Ihre Mitarbeitenden.

Prüfen Sie außerdem die Unabhängigkeit des Anbieters. Für Mitgliedsberatungen des BDU gilt nach dessen Berufsgrundsätzen, dass sie keine Provisionen annehmen, die ihre Unabhängigkeit gefährden und dem Auftraggeber nicht bekannt sind. Fragen Sie deshalb offen nach möglichen finanziellen Verbindungen zu Produktanbietern.

Häufige Fragen

Muss der erste Austausch kostenlos sein?
Das BAFA-Merkblatt empfiehlt, ein unverbindliches Vorgespräch zum Kennenlernen kostenfrei zu halten. Klären Sie vorab, ob dieses Erstgespräch kostenlos ist. Die eigentliche Ist-Analyse ist dagegen eine gesonderte, in der Regel bezahlte Leistung. Umfang, Inhalte und Honorar sollten Sie schriftlich vereinbaren.

Was mache ich, wenn der Berater sofort ein Angebot ohne Analyse vorlegt?
Bitten Sie um eine schriftliche Beschreibung, wie die Ist-Analyse ablaufen soll, und lassen Sie sich ein schriftliches Angebot vorlegen. Dieses sollte Honorar, Inhalte, Dauer und Reisekosten getrennt ausweisen.

Woran erkenne ich, dass die Umsetzungsanleitung wirklich individuell ist?
Achten Sie auf konkrete Maßnahmen für Ihre Abläufe, nicht auf allgemeine Formulierungen. Der Beratungsbericht sollte Schwachstellen benennen und Anleitungen enthalten, die Ihr Team ohne ständige externe Hilfe anwenden kann.