Technikpartner
Teil von Wie wähle ich einen Technikpartner für IT und Infrastruktur aus?
Wie kann man Angebote von IT-Systemhäusern gewichtet vergleichen?
Erfahren Sie, wie Sie Angebote von IT-Systemhäusern mit einer gewichteten Bewertungsmatrix vergleichen, inklusive Beispiel mit Punkten und Berechnung.
Das Wichtigste auf einen Blick
Gewichtung der Vergleichskriterien
- Leistungsabdeckung35%
- Service und Eskalation25%
- Nachweise20%
- Kostentransparenz20%
Stop-Bedingungen vor der Gewichtung definieren
Jedes Systemhaus muss vor der Punktevergabe anhand eigener Projektkriterien auf Ausschluss geprüft werden. Diese Kriterien sind Ihre Anforderungen, keine gesetzlichen Pflichten. Stop-Bedingungen für IT-Systemhäuser:
- Erforderliche Systemabdeckung fehlt im Leistungsverzeichnis.
- Backuphaftung oder Wiederherstellungsverantwortung ist nicht geregelt.
- Benötigte Bereitschaft außerhalb der Servicezeit, etwa 24x7-Erreichbarkeit, ist nicht zugesichert.
- Notwendige Compliance-Nachweise, etwa für ISO 27001, sind nicht vorgelegt oder der Aussteller ist in der DAkkS-Datenbank nicht aktiv akkreditiert.
Ein nicht erfülltes Muss-Kriterium führt zum sofortigen Ausschluss, unabhängig von späteren Punktzahlen. Ein Beispiel: Bechtle bietet passgenauen Leistungszuschnitt durch flexible Angebotsmodule sowie einen 24x7 IT-Leitstand und Monitoring in hoher Detailtiefe. Wenn Ihr Projekt genau diese Modularität oder Leitstandsfunktion zwingend benötigt und ein anderer Anbieter sie nicht nachweist, liegt eine Stop-Bedingung vor.
Die vier Vergleichskriterien mit Gewichten und Punktdefinitionen
Legen Sie vor der Bewertung Gewichte fest, die Ihre Prioritäten abbilden. Beispiel für ein IT-Systemhaus-Projekt:
Vier Vergleichskriterien mit Gewichten
Gewicht
- Leistungsabdeckung
- 35 %
- Service und Eskalation
- 25 %
- Nachweise
- 20 %
- Kostentransparenz
- 20 %
1 Punkt
- Leistungsabdeckung
- Nur Basisleistungen, Ausschlüsse unklar
- Service und Eskalation
- Keine Reaktionszeiten oder Eskalationspfade definiert
- Nachweise
- Keine Zertifikate oder Referenzen vorgelegt
- Kostentransparenz
- Pauschale ohne Leistungsgrenzen
3 Punkte
- Leistungsabdeckung
- Kernsysteme abgedeckt, Ausschlüsse benannt
- Service und Eskalation
- Reaktionszeiten für Geschäftszeiten, einfache Eskalation
- Nachweise
- Zertifikate vorhanden, Aussteller nicht geprüft
- Kostentransparenz
- Pauschale mit Grenzen, Zusatzkosten teilweise benannt
5 Punkte
- Leistungsabdeckung
- Alle geforderten Systeme und Zusatzmodule schriftlich zugesagt
- Service und Eskalation
- 24x7-Support mit SLA und klarem Eskalationsweg außerhalb der Geschäftszeiten
- Nachweise
- Zertifikate mit aktiv akkreditiertem Aussteller und passenden Referenzkontakten
- Kostentransparenz
- Vollständige Kostenmechanik inklusive Zusatzleistungen und Kündigungsfristen
Die Punktwerte sind eigene Einschätzungen auf Basis der Angebotsunterlagen, keine Anbieterangaben. Fiktive Beispielwerte verdeutlichen die Methode; sie sind keine realen Leistungsversprechen von Bechtle, Microsoft, Cisco oder einem anderen Anbieter.
Vollständige Beispielrechnung für zwei fiktive Angebote
Angenommen, Angebot A und Angebot B erhalten nach Prüfung der Belegquellen folgende Punkte:
Beispielrechnung für zwei Angebote
Gewicht
- Leistungsabdeckung
- 35 %
- Service und Eskalation
- 25 %
- Nachweise
- 20 %
- Kostentransparenz
- 20 %
Angebot A Punkte
- Leistungsabdeckung
- 4
- Service und Eskalation
- 3
- Nachweise
- 5
- Kostentransparenz
- 2
Angebot B Punkte
- Leistungsabdeckung
- 3
- Service und Eskalation
- 5
- Nachweise
- 3
- Kostentransparenz
- 4
Berechnung für Angebot A: (35 * 4) + (25 * 3) + (20 * 5) + (20 * 2) = 140 + 75 + 100 + 40 = 355 355 / 100 = 3,55
Berechnung für Angebot B: (35 * 3) + (25 * 5) + (20 * 3) + (20 * 4) = 105 + 125 + 60 + 80 = 370 370 / 100 = 3,70
Formel: Gewichteter Mittelwert = Summe (Gewichtsprozent * Punktwert) / 100
Beide Werte liegen auf einer Skala von 1 bis 5. Angebot B erreicht mit 3,70 einen höheren gewichteten Mittelwert als Angebot A mit 3,55. Das Ergebnis allein entscheidet jedoch nicht: Wenn Angebot B eine Stop-Bedingung verletzt, zum Beispiel keine Backuphaftung regelt, scheidet es aus, obwohl die Punktzahl höher ist.
Belegquellen für reproduzierbare Noten dokumentieren
Damit zwei Prüfer unabhängig dieselbe Punktzahl vergeben, halten Sie für jedes Kriterium die Belegquelle fest. Beispiele:
- LeistungsabdeckungSchriftliches Leistungsverzeichnis mit Ausschlüssen; bei Bechtle etwa die flexiblen Angebotsmodule.
- Service und EskalationVertragliche Servicezeiten und Reaktionszeiten; Bechtle nennt einen 24x7 IT-Support aus der Ferne mit vertraglich vereinbarten Service-Levels.
- NachweiseZertifikatsdokument mit Geltungsbereich; die Zertifizierung von Managementsystemen kann durch akkreditierte Stellen nach DIN EN ISO/IEC 17021-1 erfolgen. Die DAkkS-Datenbank enthält den Status der Akkreditierung: aktiv, teilweise ausgesetzt, vollständig ausgesetzt oder zurückgezogen.
- KostentransparenzAbrechnungsmodell, Leistungsgrenzen, Laufzeit und Kündigungsfrist im Angebot.
Dokumentieren Sie die Fundstelle pro Punktzahl, zum Beispiel "Angebot B, Seite 12, Abschnitt Servicezeiten: Reaktionszeit für P1-Störung 4 Stunden außerhalb der Geschäftszeiten". So wird die Bewertung nachvollziehbar und überprüfbar.
Entscheidung aus gewichtetem Vergleich ableiten
Der gewichtete Mittelwert zeigt eine Rangfolge, ersetzt aber nicht die Prüfung der Stop-Bedingungen. Nutzen Sie die Ergebnisse wie folgt:
Entscheidung ableiten
- Vergleichen Sie zuerst die Stop-Bedingungen beider Angebote.
- Falls beide bestehen, wählen Sie das Angebot mit dem höheren gewichteten Mittelwert, sofern der Unterschied praktisch relevant ist.
- Bei nahezu gleichen Werten prüfen Sie Einzelkriterien, etwa Service und Eskalation, auf kritische Abweichungen.
- Halten Sie die Entscheidung mit Berechnung und Belegquellen schriftlich fest.
Das Tool ist keine Zusage für langfristige Passung, sondern eine strukturierte Entscheidungshilfe für den Vergleich von Systemhaus-Angeboten.
Häufige Fragen
Was unterscheidet eine Stop-Bedingung von einer niedrigen Punktzahl?
Eine Stop-Bedingung ist ein Muss-Kriterium, das vor der Gewichtung geprüft wird und bei Nichterfüllung zum Ausschluss führt. Eine niedrige Punktzahl bedeutet lediglich eine schlechtere Bewertung in einem gewichteten Kriterium, kann aber durch andere Kriterien ausgeglichen werden.
Sind die Beispielgewichte und Punktwerte verbindlich?
Nein, sie sind ein hypothetisches Beispiel des Autors. Passen Sie Gewichte und Punktdefinitionen an Ihre Projektprioritäten an. Wichtig ist, dass Sie die Festlegung vor der Angebotsprüfung treffen und dokumentieren.
