Beratungsanbieter
Teil von Qualitätskriterien für Dienstleister: BDU-Raster und Nachweisprüfung
Referenzen prüfen: Fragen, die ein Logo nicht beantwortet
Referenzen prüfen: Fünf Fragen zu Umfang, Team, Terminen, Budget und Ergebnissen helfen, Aussagen eines Dienstleisters im Kundengespräch einzuordnen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- BDU-Mitglieder durchlaufen ein Aufnahmeverfahren, in dem Kundenempfehlungen eingeholt werden. Das ist eine unabhängige Vorprüfung, ersetzt aber keine eigene Prüfung.
Referenzarten und was sie tatsächlich belegen
Ein Logo von einem bekannten Unternehmen auf der Referenzseite signalisiert Vertrauen, beweist aber wenig. Es kann bedeuten, dass der Dienstleister einmal einen kleinen Auftrag erhalten hat, lange zurückliegend oder über eine Subunternehmerkette. Der erste Schritt ist daher zu klären, welche Art von Referenz vorliegt: ein schriftliches Testimonial mit Datum und Unterschrift, ein namentlicher Ansprechpartner, ein Projektbericht mit Kennzahlen oder nur ein unkommentiertes Logo. Nur die ersten drei sind für eine qualitative Prüfung geeignet.
Referenzarten: Prüfwert im Vergleich
Für Prüfung geeignet
- Testimonial
- mit Datum, Unterschrift
- Ansprechpartner
- namentlich genannt
- Projektbericht
- mit Kennzahlen
- Logo
- —
Nicht ausreichend
- Testimonial
- ohne Datum
- Ansprechpartner
- keiner genannt
- Projektbericht
- ohne Kennzahlen
- Logo
- nur unkommentiertes Logo
Zusätzlich gibt es unabhängige Vorprüfungen, die Marketingaussagen ergänzen können. Bei der Aufnahme in den Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) werden unter anderem Kundenempfehlungen eingeholt. Geprüft werden damit nicht einzelne Projekte; eine Garantie für die Qualität bestimmter Aufträge ergibt sich daraus nicht. Für Liefer- und Dienstleistungen dokumentiert das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) eine vorgelagerte und auftragsunabhängige Prüfung von Eignungsnachweisen.
Fragen an den Referenzkunden in fester Reihenfolge
Der direkteste Weg führt über ein Telefonat mit dem Referenzkunden. Bitten Sie den Anbieter um zwei aktuelle Ansprechpartner aus Projekten der letzten 24 Monate. Wählen Sie möglichst Referenzen, deren Leistungsart, Umfang und Komplexität zu Ihrem Vorhaben passen. Zögern allein belegt noch keine schlechte Qualität; fragen Sie dann nach einer anonymisierten vergleichbaren Beschreibung. Stellen Sie diese fünf Frageblöcke in dieser Reihenfolge:
- Auftragsumfang:Was war genau beauftragt und wie groß war das Projekt? Wie ähnlich waren Leistungsumfang und Komplexität unserem Vorhaben?
- Team und Zusammenarbeit:Wer hat das Projekt tatsächlich betreut? Blieben die vereinbarten Ansprechpersonen und Fachkräfte im Einsatz, und wie lief die Abstimmung?
- Termine:Welche Meilensteine und Termine waren vereinbart? Wurden sie eingehalten; falls nicht, was waren die Gründe und wie reagierte der Anbieter?
- Budget und Zusatzaufwand:Blieb das Projekt im vereinbarten Budgetrahmen? Falls Mehrkosten oder zusätzlicher Aufwand entstanden, wodurch und wie wurden sie abgestimmt?
- Ergebnisse und Umgang mit Problemen:Welche Ergebnisse waren vereinbart und welche wurden erreicht? Was lief schwierig, wie ging der Anbieter damit um, und würden Sie ihn erneut beauftragen?
Fünf Frageblöcke im Referenzgespräch
- Zeitraum und UmfangBudget, Personentage
- Messbare ZieleKosten, Prozessdurchlaufzeit
- Abweichungen vom Plan und Reaktion
- Wiederbeauftragung und größter Schwachpunkt
- Kommunikation, Eskalationen, unerwartete Nachträge
Notieren Sie Antworten während des Gesprächs stichwortartig. Achten Sie darauf, ob Sätze ungewöhnlich glatt klingen oder der Kunde nur allgemeine Lobesworte wiederholt. Fragen Sie nach konkreten Beispielen und Zahlen. Wenn der Kunde ausweicht, haken Sie freundlich nach. Am Ende bitten Sie um die Erlaubnis, bei Unklarheiten nochmals anzurufen.
Anbieterangaben und Kundenaussagen getrennt festhalten
Legen Sie für jeden Anbieter eine einfache Tabelle an, in der Sie die Aussagen des Dienstleisters und die Aussagen des Kunden getrennt dokumentieren. So erkennen Sie Widersprüche schneller. Beispiel mit fiktiven Einträgen:
Fiktives Beispiel zur getrennten Dokumentation; die Einträge sind keine realen Anbieter- oder Kundenaussagen:
| Kriterium | Anbieterangabe | Kundenaussage | Abweichung und Klärungsbedarf |
|---|---|---|---|
| Projektumfang | Vergleichbarer Leistungsumfang | Das Referenzprojekt war kleiner | Vergleichbarkeit genauer prüfen |
| Termine | Vereinbarte Meilensteine eingehalten | Ein Meilenstein verzögerte sich | Ursache und Umgang damit klären |
| Budget | Im vereinbarten Rahmen geblieben | Zusätzlicher Aufwand entstand | Umfang und Abstimmung der Mehrkosten klären |
Anbieterangabe vs. Kundenaussage
Anbieterangabe
- Projektumfang
- 100 Personentage
- Messbares Ergebnis
- 15 % Kostensenkung
- Termintreue
- immer pünktlich
- Reaktion auf Probleme
- proaktiv
Kundenaussage
- Projektumfang
- 60 Personentage
- Messbares Ergebnis
- keine belastbare Zahl
- Termintreue
- zwei Wochen Verzug
- Reaktion auf Probleme
- reaktiv, erst nach Druck
Füllen Sie die Tabelle direkt nach dem Kundengespräch aus. Einzelne Abweichungen können harmlos sein, etwa unterschiedliche Erinnerungen an den Umfang. Häufen sich jedoch Differenzen bei messbaren Ergebnissen oder Terminen, ist Misstrauen angebracht. Die Tabelle dient später als Entscheidungsgrundlage und als Nachweis, falls Sie den Anbieter mit den Widersprüchen konfrontieren.
Bei öffentlichen Aufträgen können Sie zusätzlich den Status im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) prüfen. Die Listung ist freiwillig. Für Liefer- und Dienstleistungen nach der Vergabeverordnung (VgV) ist die Eignungsvermutung für eingetragene Unternehmen in § 48 Abs. 8 VgV geregelt. Sie bezieht sich auf die Eignung, nicht auf die Qualität einzelner Projekte. Im öffentlichen Teil sind nur allgemeine Daten und Leistungen einsehbar; die Eignungsnachweise bleiben im geschützten Bereich. Fehlt ein Eintrag, klären Sie in der Ausschreibung, welche Nachweise zugelassen sind. Für private Aufträge bleibt die direkte Kundenbefragung der wichtigste Weg.
Warnsignale dokumentieren
Manche Anbieter reagieren ausweichend, wenn Sie nach referenzfähigen Kunden fragen. Typische Warnsignale:
- Kein Ansprechpartner darf genannt werden, angeblich wegen Vertraulichkeit; bitten Sie um eine anonymisierte, vergleichbare Beschreibung oder um eine Freigabe durch den Kunden.
- Referenzen stammen alle aus demselben Konzern oder derselben Branche; das kann auf Abhängigkeit hindeuten.
- Der Anbieter legt nur ein allgemeines Schreiben ohne Datum und Ansprechpartner vor.
- Die Antworten des Kunden decken sich exakt mit der Marketingbroschüre, nicht mit eigenen Worten.
Dokumentieren Sie jedes Warnsignal mit Datum und Quelle. Als Entscheidungsregel empfehlen wir: Bei drei oder mehr solcher Signale streichen Sie den Anbieter von der Auswahlliste oder fordern zumindest eine zweite Referenz aus einem anderen Projekt. Ein einzelnes Warnsignal kann zufällig sein, erst ein Muster ist entscheidungsrelevant.
