Beratungsanbieter
Teil von Beratungsanbieter auswählen: Prüfweg für Anlass, Nachweis und Vertrag
Wie wählen Sie eine Technikberatung mit Schnittstellenmatrix aus?
So legen Sie mit einer Schnittstellenmatrix fest, welcher Bereich Nachweise liefert: IT, Produktion, Einkauf und Datenschutz vor der Beraterwahl.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine Zeile je Bereich, vier PflichtfelderAnsprechpartner, Nachweis, Frist, Status.
- Jede Frist braucht einen Bezugspunkt, etwa "spätestens zwei Wochen vor Vertragsschluss".
- Benennt ein Bereich keinen Ansprechpartner, legt die Geschäftsleitung eine Person fest und dokumentiert das.
- Für geförderte Projekte verlangt das BAFA zwei bis drei Referenzen mit Branchen- und Größenbezug.
- Die Matrix ist eine Arbeitshilfe und keine gesetzliche Vorgabe.
Aufbau: welche Spalten die Matrix braucht
Die Schnittstellenmatrix ist eine Tabelle mit einer Zeile je Bereich, dessen Anforderungen an eine Technikberatung geklärt werden müssen. Standard sind IT, Produktion, Einkauf und Datenschutz. Weitere Zeilen ergänzen Sie bei Bedarf, etwa für Werkstatt, Kundenservice oder Gebäudetechnik.
Pro Zeile füllen Sie vier Felder aus: den verantwortlichen Ansprechpartner im Unternehmen, den geforderten Nachweis des Beraters, die Frist für die Vorlage und den Status. Eine fünfte Spalte nimmt die Bestätigung auf, meist Datum und Kürzel der Person, die den Nachweis geprüft hat.
Schreiben Sie die Frist mit Bezugspunkt in die Tabelle, zum Beispiel "spätestens zwei Wochen vor geplantem Vertragsschluss". Die Angabe "zwei Wochen" ohne Bezugspunkt lässt offen, wann die Frist beginnt, und ist damit nicht prüfbar.
Aufbau der Matrix
| Bereich | Ansprechpartner im Unternehmen | Nachweis des Beraters | Frist vor Vertragsschluss | Status / bestätigt am |
|---|---|---|---|---|
| IT | IT-Leiter | Zertifikat wie ITIL oder dokumentiertes Qualitätssicherungssystem | 4 Wochen | offen |
| Produktion | Produktionsleiter | zwei Referenzen aus vergleichbaren Produktionsprojekten | 3 Wochen | offen |
| Einkauf | Einkaufsleiter | Nachweis über Erfahrung mit Beschaffungsprozessen | 2 Wochen | offen |
| Datenschutz | Datenschutzbeauftragter | schriftliche Erklärung zur Einhaltung von DSGVO und BDSG | 2 Wochen | offen |
Die Wochenangaben sind Beispielwerte und richten sich nach dem Prüfaufwand, etwa der Zeit für Referenzanrufe. Entscheidend ist, dass jede Frist vom Vertragsschluss aus rückwärts gerechnet wird.
Schnittstellenmatrix: Bereiche und Nachweise
- ITZertifikat oder QS-System
- ProduktionReferenzen aus ähnlichen Projekten
- EinkaufErfahrung mit Beschaffungsprozessen
- DatenschutzEinhaltung der Datenschutzgesetze
- Frist2 Wochen vor Beauftragung
- Statusoffen oder erledigt
Nachweise je Bereich: BAFA-Vorgaben und eigene Anforderungen
Das BAFA-Merkblatt zur Beraterauswahl empfiehlt, mindestens zwei bis drei Referenzen zu verlangen und zu prüfen, ob der Berater bereits Unternehmen Ihrer Branche und Größe beraten hat. Diese Referenzen gehören in die Matrix und sind vor der Beauftragung einzufordern.
Welcher Nachweis zu welchem Bereich passt, legen Sie selbst fest:
- IT
- Zertifikat wie ITIL oder ein dokumentiertes Qualitätssicherungssystem.
- Produktion
- Referenzen aus vergleichbaren Produktionsprojekten, gern mit Ansprechpartnern für Rückfragen.
- Einkauf
- Nachweis über Erfahrung mit Beschaffungsprozessen und Lieferantenverhandlungen.
- Datenschutz
- schriftliche Erklärung zur Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Bei geförderten Projekten kommt eine weitere Anforderung hinzu: Der Berater muss seine Fähigkeiten und ein geeignetes Qualitätssicherungsinstrument nachweisen, etwa ein anerkanntes Zertifikat. Dieses Erfordernis betrifft die Qualität der Beratungsleistung und gehört als eigene Zeile in die Matrix.
In fünf Schritten zur ausgefüllten Matrix
- Ziele festhaltenNotieren Sie, welche technischen Probleme gelöst werden sollen und welche Leistung Sie einkaufen.
- Ansprechpartner benennenJeder Bereich benennt eine Person. Benennt ein Bereich niemanden, legt die Geschäftsleitung eine Person fest und trägt sie mit Datum ein; ohne diesen Schritt bleibt die Zeile liegen und die Prüfung stockt.
- Nachweis festlegen: Ordnen Sie jedem Bereich genau einen prüfbaren Nachweis zu.
- Frist setzenRechnen Sie vom geplanten Vertragsschluss rückwärts und tragen Sie das Ergebnis ein.
- Abzeichnen lassenJeder Ansprechpartner bestätigt seine Zeile vor der Beauftragung.
Liegt ein Nachweis zum Stichtag nicht vor, verschieben Sie die Beauftragung oder nehmen den Nachweis als aufschiebende Bedingung in den Vertrag auf. Danach aktualisieren Sie Status und Bestätigungsdatum.
Wer ausfüllt und wer bestätigt
Die Projektleitung oder der Einkauf führt die Tabelle und sammelt die Nachweise ein. Die Fachbereiche definieren ihre Anforderungen und prüfen, ob der Berater sie erfüllt. Die Geschäftsleitung bestätigt die vollständige Matrix vor der Unterschrift unter den Beratungsvertrag.
Die Berufsgrundsätze des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) verpflichten Mitglieder, den Auftraggeber über wesentliche Vorgänge der Zusammenarbeit zu unterrichten. Nutzen Sie diese Informationspflicht, um Zuständigkeiten vorab schriftlich zu fixieren.
Was die Matrix nicht leistet
Die Matrix ist keine gesetzliche Vorgabe und ersetzt weder ein Leistungsverzeichnis noch eine Servicelevel-Vereinbarung. Ein Zertifikat belegt die Prüfung eines Qualitätssicherungssystems, nicht den Erfolg des konkreten Projekts.
Sie können die Matrix unabhängig von einer Förderung einsetzen. Wollen Sie eine Förderung nutzen, prüfen Sie die förderrechtlichen Vorgaben gesondert, bevor Sie den Vertrag schließen.
Häufige Fragen
Muss jeder Bereich einen anderen Nachweis erbringen?
Nein. Ein Zertifikat des Beratungsunternehmens kann mehrere Zeilen abdecken. Projektspezifische Referenzen bleiben dagegen je Bereich unterschiedlich, weil sie sich auf andere Aufgaben beziehen.
Was passiert, wenn ein Nachweis nicht rechtzeitig vorliegt?
Dann stellen Sie die Beauftragung zurück, bis der Nachweis erbracht ist. Alternativ vereinbaren Sie im Vertrag, dass die Leistung erst nach Vorlage beginnt. Sonst riskieren Sie, dass der Berater die zugesagte Qualifikation nicht besitzt.
Wer muss die Matrix bestätigen?
Jeder Ansprechpartner zeichnet seine Zeile ab. Die Geschäftsleitung bestätigt die Gesamtmatrix vor Vertragsschluss. Ohne diese Bestätigungen bleibt offen, wer welchen Nachweis geprüft hat.
Gilt die Matrix auch ohne BAFA-Förderung?
Ja. Sie ordnet Zuständigkeiten und Nachweise unabhängig von einer Förderung. Die förderrechtlichen Anforderungen stehen in der BAFA-Förderrichtlinie zur Beratung kleiner und mittlerer Unternehmen und im BAFA-Merkblatt zur Beraterauswahl. Beide Dokumente finden Sie im Downloadbereich Wirtschaft des BAFA.
