Wie wählen Sie eine Technikberatung mit Schnittstellenmatrix aus?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Klären Sie technische Ziele und Nachweispflichten, bevor Sie Angebote einholen.
• Ordnen Sie jedem Bereich IT, Produktion, Einkauf und Datenschutz einen verantwortlichen Ansprechpartner zu.
• Verlangen Sie mindestens zwei bis drei Referenzen und eine Branchen- und Größenreferenz des Beraters.
• Halten Sie die Zuordnung schriftlich in einer Matrix fest und lassen Sie diese von allen Beteiligten bestätigen.

Technische Ziele und Nachweispflichten beschreiben

Vor der Auswahl einer Technikberatung sollten Sie festhalten, welche technischen Probleme gelöst werden sollen und welche Nachweise der Berater dafür erbringen muss. Das BAFA-Merkblatt zur Beraterauswahl empfiehlt, mindestens zwei bis drei Referenzen zu verlangen und zu prüfen, ob der Berater bereits Erfahrungen mit Unternehmen Ihrer Branche und Größe hat. Diese Referenzen sind ein Teil der Nachweispflicht, die Sie vor der Beauftragung einfordern.

Für eine mögliche BAFA-Förderung muss der Berater außerdem erforderliche Fähigkeiten und ein geeignetes Qualitätssicherungsinstrument nachweisen, etwa ein anerkanntes Zertifikat oder ein dokumentiertes Qualitätssicherungssystem. Dieses Erfordernis betrifft die Qualität der Beratungsleistung und sollte in Ihre Schnittstellenmatrix aufgenommen werden.

Schnittstellenmatrix erstellen

Die Schnittstellenmatrix ist eine einfache Tabelle, die Sie vor der Beauftragung ausfüllen. Sie hat vier Zeilen für die Bereiche IT, Produktion, Einkauf und Datenschutz. In den Spalten halten Sie fest: verantwortlicher Ansprechpartner im Unternehmen, erforderlicher Nachweis des Beraters, Frist für die Vorlage des Nachweises und Status (offen/erledigt).

Bereich	Verantwortlicher Ansprechpartner	Erforderlicher Nachweis des Beraters	Frist vor Beauftragung	Status
IT	IT-Leiter	Zertifikat (z. B. ITIL) oder dokumentiertes QS-System	2 Wochen	Offen
Produktion	Produktionsleiter	Referenzen aus ähnlichen Produktionsprojekten	2 Wochen	Offen
Einkauf	Einkaufsleiter	Nachweis über Erfahrung mit Beschaffungsprozessen	2 Wochen	Offen
Datenschutz	Datenschutzbeauftragter	Nachweis über Einhaltung der Datenschutzgesetze	2 Wochen	Offen

Diese Matrix dient als Arbeitshilfe, nicht als gesetzliche Vorgabe. Die konkreten Nachweise wählen Sie anhand Ihrer eigenen Anforderungen aus.

Verantwortlichkeiten in der Matrix zuordnen

Die Matrix hilft, Verantwortlichkeiten transparent zu machen. Jeder Bereich benennt einen internen Ansprechpartner, der die fachlichen Anforderungen definiert und die Nachweise des Beraters prüft. So vermeiden Sie, dass der Berater später im Unklaren darüber ist, wer welche Informationen liefern muss.

Die BDU-Berufsgrundsätze verpflichten die Beratung, den Auftraggeber über alle für die Zusammenarbeit wesentlichen Vorgänge und Maßnahmen zu unterrichten; diese Informationspflicht gilt ebenfalls bei Kooperationen mit anderen BDU-Beratungen. Diese Informationspflicht sollten Sie nutzen, um schon vor Vertragsschluss klare Zuständigkeiten zu vereinbaren.

Nachweise je Bereich konkretisieren

Definieren Sie für jeden Bereich, welcher Nachweis sinnvoll ist. Für IT kann das ein Zertifikat wie ITIL oder ein dokumentiertes Qualitätssicherungssystem sein. Für Produktion sind Referenzen aus ähnlichen Projekten hilfreich. Der Einkauf kann Nachweise über Erfahrung mit Beschaffungsprozessen verlangen. Der Datenschutzbeauftragte sollte prüfen, ob der Berater die Datenschutzgesetze einhält.

Diese Beispiele sind keine Pflichtliste. Sie können je nach Projekt andere Nachweise wählen, etwa einen Nachweis über Branchenerfahrung oder eine schriftliche Erklärung zur Verschwiegenheit.

Vor Beauftragung ausfüllen und bestätigen lassen

Füllen Sie die Matrix vollständig aus, bevor Sie einen Beratungsvertrag unterschreiben. Lassen Sie jeden verantwortlichen Ansprechpartner seine Zeile abzeichnen. So steht fest, wer welche Nachweise liefern muss und bis wann.

Diese Vorgehensweise schafft Verbindlichkeit. Sie verhindert, dass später Unklarheiten über Verantwortlichkeiten den Projektstart verzögern.

Häufige Fragen

Muss ich für jeden Bereich einen anderen Nachweis verlangen? Nein, Sie können für mehrere Bereiche denselben Nachweis verwenden, etwa ein Zertifikat für das gesamte Beratungsunternehmen. Die Matrix dient nur dazu, die Zuständigkeiten zu strukturieren.

Was passiert, wenn ein Nachweis nicht rechtzeitig vorliegt? Dann sollten Sie die Beauftragung zurückstellen, bis der Nachweis erbracht ist. Andernfalls riskieren Sie, dass der Berater nicht die versprochene Qualifikation besitzt.

Gilt die Matrix auch ohne BAFA-Förderung? Ja, sie ist ein allgemeines Werkzeug zur Klärung von Schnittstellen und Nachweispflichten. Sie können sie unabhängig von einer Förderung einsetzen.