Wie öffentliche Vergabe nach VOL und VgV in Bayern abläuft

Das Wichtigste auf einen Blick

Welche Vergabestellen in Bayern für Dienstleistungen zuständig sind

Öffentliche Auftraggeber in Bayern sind nicht eine Behörde, sondern viele. Der Freistaat selbst, seine Ministerien und nachgeordneten Behörden vergeben ebenso wie die sieben Bezirke, die Landkreise, Städte und Gemeinden. Dazu kommen Anstalten, Kliniken, Universitäten, Sparkassen und öffentlich-rechtliche Zweckverbände.

Für Dienstleister heißt das: Es gibt keine einzige Anlaufstelle. Jede Vergabestelle verantwortet ihr Verfahren selbst, von der Bedarfsermittlung bis zur Zuschlagserteilung. Die Plattform bündelt nur die Veröffentlichung.

Die Landeshauptstadt München, die Stadt Nürnberg, die Stadt Augsburg und der Freistaat über die Staatlichen Bauämter gehören zu den größten Auftraggebern. Auch Regierungen und Bezirksregierungen schreiben regelmäßig Dienstleistungen aus.

Ein Teil der Beschaffung läuft gebündelt über zentrale Stellen des Freistaats. Das IT-Dienstleistungszentrum bündelt IT-Leistungen, die Staatlichen Bauämter bündeln Bau- und Nebenleistungen. Kommunen können sich diesen Stellen bedienen.

Wer sich orientieren will, findet auf der zentralen Plattform einen strukturierten Einstieg in Verfahrensarten und Ablauf nach VOL und VgV. Dort sind auch die einzelnen Vergabestellen mit ihren Verfahren dokumentiert.

Wichtig für Bieter ist die Rolle der IHK und der Handwerkskammern. Sie führen Verzeichnisse und bestätigen Eigenschaften, die Auftraggeber als Eignungsnachweis akzeptieren. In Bayern arbeiten zudem Staatsanzeiger und Fachportale als Verteiler.

VOL/B und VgV: Wann welches Regelwerk greift

Das Vergaberecht kennt zwei Ebenen. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt nationales Haushaltsvergaberecht, für Leistungen die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil B, kurz VOL/B. Oberhalb der Schwellenwerte gilt die Vergabeverordnung, kurz VgV.

Die VOL/B regelt, wie Leistungen ausgeschrieben, angeboten und abgerechnet werden. Sie ist keine Rechtsverordnung, sondern Bestandteil der Vergabeunterlagen, wenn Auftraggeber sie einbeziehen. Das ist in Bayern gängige Praxis. Typische VOL/B-Ausschreibungen betreffen Gebäudereinigung, Übersetzungsdienste und IT-Support. Beispielsweise veröffentlichen die Stadt Nürnberg und die Regierung von Oberbayern solche Aufträge auf dem Vergabemarktplatz.

Die VgV setzt die europäischen Vergaberichtlinien um. Das Inhaltsverzeichnis der VgV beschreibt Verfahrensregeln für die Vergabe öffentlicher Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Sie definiert Verfahrensarten, Fristen und Bekanntmachungspflichten.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Reichweite. Unterhalb der Schwellenwerte kann die Vergabestelle stärker vereinfachen, oberhalb gelten europaweite Bekanntmachung und strengere Fristen.

Die EU-Schwellenwerte setzt die EU-Kommission alle zwei Jahre neu fest. Zuletzt lagen sie für Liefer- und Dienstleistungen bei 143.000 Euro für zentrale und 221.000 Euro für subzentrale Auftraggeber. Für 2026 und 2027 gelten die von der Kommission im Amtsblatt veröffentlichten Werte; maßgeblich ist die jeweils gültige Fassung.

Für Dienstleister bedeutet das: Zuerst den Auftragswert und die Vergabeordnung prüfen. Erst danach lässt sich sagen, welche Fristen, Formen und Nachweise verlangt werden. Die vergaberechtlichen Grundlagen, Schwellenwerte und der Rechtsschutz stehen im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen.

In der Praxis greifen beide Regelwerke ineinander. Auch ein VOL/B-Verfahren kann Elemente der VgV übernehmen, etwa die elektronische Angebotsabgabe. Umgekehrt gilt die VOL/B für die Vertragsabwicklung weiter, wenn die VgV das Verfahren beendet hat.

Ablauf des Vergabeverfahrens auf dem bayerischen Vergabemarktplatz

Der Vergabemarktplatz Bayern ist das zentrale Portal für öffentliche Ausschreibungen im Freistaat. Vergabestellen veröffentlichen dort ihre Auftragsbekanntmachungen, Bieter laden Angebote hoch und die Kommunikation läuft über die Plattform.

Praxis-Checkliste: Angebotsabgabe auf dem Vergabemarktplatz

Jeder Schritt hat Formvorgaben. Rückfragen außerhalb der Plattform oder per Telefon sind meist unzulässig. Wer die Bieterinformation nicht abruft, trägt das Risiko falscher Annahmen.

Nach der Angebotsöffnung folgt die Prüfung in zwei Stufen: erst Eignung, dann Angebotswertung. Fehlt ein Nachweis, kann die Vergabestelle das Angebot ausschließen, auch wenn der Preis stimmt.

Fristen und Bekanntmachungen: Auftragsbekanntmachungen und EU-Vorinformationen

Fristen im Vergabeverfahren sind keine Empfehlung, sondern Zulässigkeitsgrenze. Wer zu spät einreicht, wird ausgeschlossen, unabhängig von der Qualität des Angebots.

Die Frist beginnt mit der Veröffentlichung. Bei EU-weiten offenen Verfahren gilt eine Mindestangebotsfrist von 35 Tagen. Bei nicht offenen Verfahren sind es 30 Tage für Teilnahmeanträge und 30 Tage für Angebote. Nationale VOL/B-Verfahren setzen häufig 10 bis 20 Tage, dürfen aber nicht willkürlich sein.

Eine Besonderheit sind EU-Vorinformationen. Auftraggeber können ihre Beschaffungsabsicht vorab melden und damit Fristen verkürzen. Für Bieter lohnt der Blick auf diese Vorabmeldungen, weil sie früh zeigen, welche Aufträge kommen.

Die bayerischen Auftragsbekanntmachungen sind die verbindliche Quelle für Ausschreibungen in Bayern. Wer regelmäßig mitbieten will, beobachtet sie systematisch statt nur bei Bedarf.

Fristende, Rückfragefrist und Uploadzeit gehören mit Puffer in den Kalender.

Nachweise, Eignung und elektronische Signaturen für Dienstleister

Die Eignung prüft, ob ein Bieter fachlich, wirtschaftlich und rechtlich geeignet ist. Typische Nachweise sind Handelsregisterauszug, Umsatzangaben, Referenzen, Versicherungsnachweise und Erklärungen zu Ausschlussgründen.

Dazu kommen berufsrechtliche Nachweise. Beratungsunternehmen verweisen häufig auf Mitgliedschaften und Verzeichnisse, etwa beim Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen. Handwerksbetriebe legen ihre Eintragung in die Handwerksrolle vor.

Wer Personalüberlassung anbietet, braucht die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung nach dem AÜG. Bei IT- und Netzwerkdiensten können Nachweise zur Informationssicherheit verlangt werden, orientiert an Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

Elektronische Signaturen sind Zulässigkeitsvoraussetzung für Angebote. Ohne gültige Signatur kann ein Angebot formell unwirksam sein, auch wenn der Inhalt passt.

Welche Signaturstufe verlangt wird, steht in den Vergabeunterlagen. Bei nationalen VOL/B-Verfahren genügt häufig die fortgeschrittene elektronische Signatur. Bei EU-weiten Verfahren kann die qualifizierte elektronische Signatur verlangt werden. Bieter sollten die Signatur vor der ersten Abgabe testen, nicht am Fristtag.

Registrierung und technische Voraussetzungen für Bieter in Bayern

Die Registrierung auf dem bayerischen Vergabemarktplatz ist der erste praktische Schritt. Ohne Konto lässt sich kein Angebot abgeben, und ohne hinterlegte Stammdaten fehlen Nachweise im richtigen Format.

Der Aufwand lohnt sich, weil registrierte Bieter passende Verfahren filtern und Benachrichtigungen erhalten können. Das ersetzt die tägliche manuelle Suche. Konto, Ansprechpersonen, Signaturlösung und Nachweise in PDF sollten vor der ersten Abgabe bereitliegen. Eine Testabgabe in einem unverbindlichen Verfahren zeigt, ob Rollen und Dateiformate passen.

Technisch braucht es einen aktuellen Browser, stabile Verbindung und ausreichend Zeit vor Fristende. Große Anhänge und langsame Leitungen sind ein unterschätztes Risiko.

Vergabestellen in Bayern verlangen zunehmend die vollständig elektronische Abwicklung. Papierangebote sind nur noch in eng begrenzten Ausnahmen zulässig.

Rechtsmittel und Nachprüfungsverfahren nach GWB

Wer sich übergangen fühlt, muss nicht tatenlos bleiben. Das GWB regelt den Rechtsschutz im Vergabeverfahren und schafft mit den Vergabekammern eine eigene Instanz vor den ordentlichen Gerichten.

Wichtig ist die Rüge. Wer einen Vergabeverstoß erkennt, muss ihn bei der Vergabestelle unverzüglich rügen. Wer das versäumt, kann sich später im Nachprüfungsverfahren nicht mehr darauf berufen.

Nach der Rüge bleibt der Vergabestelle Zeit zur Abhilfe. Hilft sie nicht ab, kann der Bieter die Vergabekammer anrufen. Die Rüge muss unverzüglich nach Kenntnis erfolgen. Einen Nachprüfungsantrag müssen Bieter innerhalb von 15 Tagen nach Zugang der Zuschlagsinformation stellen. Wurde der Zuschlag nur in der Bekanntmachung mitgeteilt, gilt eine Frist von 10 Tagen.

In Bayern gibt es zwei Vergabekammern. Die Vergabekammer Südbayern sitzt bei der Regierung von Oberbayern in München, Maximilianstraße 39, 80538 München. Die Vergabekammer Nordbayern sitzt bei der Regierung von Mittelfranken in Ansbach, Promenade 27, 91522 Ansbach. Die Zuständigkeit richtet sich nach dem Sitz des Auftraggebers.

Das Nachprüfungsverfahren prüft, ob der Bieter in seinen Rechten verletzt ist. Es kann zum Zuschlagverbot führen, bis die Kammer entschieden hat. Der Zuschlag darf nach Ablauf der Wartefrist erteilt werden, wenn kein Verfahren läuft.

Für Dienstleister heißt das: Fristen und Formen im Blick behalten, Verstöße sofort dokumentieren und rügen. Wer erst nach dem Zuschlag reagiert, hat regelmäßig keine Handhabe mehr.

Häufige Fragen