Beratungsanbieter
Teil von Ausschreibungen vorbereiten: Der private Beschaffungsprozess von der Bedarfsanalyse bis zur Übergabe
Leistungsverzeichnis erstellen: So formulieren Sie Positionen, Mengen und Ausschlüsse für private Dienstleistungen
Praktische Anleitung für ein Leistungsverzeichnis privater Dienstleistungen: präzise Positionen, messbare Mengen, klare Ausschlüsse und rechtliche Vertragstypen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Formulieren Sie jede Leistungsposition mit Umfang, Einheit, Häufigkeit und erwartetem Ergebnis.
- Trennen Sie optionale Zusatzleistungen ab und verlangen Sie dafür Einzelpreise.
- Klären Sie im Angebot, ob ein bestimmter Erfolg oder nur die Tätigkeit geschuldet wird.
- Eine Vorher-nachher-Tabelle hilft, schwammige Formulierungen in messbare Positionen zu überführen.
Bedarf und Ausgangslage präzise schildern
Für Anfragen an die Kreativwirtschaft empfiehlt die IHK Reutlingen eine zweiteilige Vorlage: Auf der ersten Seite werden Ideen, Inhalte, Ziele, Terminvorgaben und Budgetvorstellungen erfasst. Nennen Sie außerdem den Anlass der Anfrage und interne Ansprechpartner, um eine klare Beschreibung des Bedarfs und der Rahmenbedingungen zu gewährleisten.
Je präziser die Ausgangslage beschrieben ist, desto besser können Anbieter einschätzen, ob sie die Leistung erbringen können. Fehlen wesentliche Informationen, werden Rückfragen oder überhöhte Risikozuschläge provoziert. Beschreiben Sie auch, welche Vorleistungen Sie selbst erbringen und welche Materialien oder Zugänge Sie bereitstellen.
Leistungspositionen definieren: Umfang, Einheit, Häufigkeit und Kundenvorleistungen
Teilen Sie die Gesamtleistung in einzelne Positionen auf. Für jede Position gilt: Umfang, Einheit, Häufigkeit, benötigte Kundenvorleistungen und erwartetes Ergebnis müssen eindeutig sein. Nur dann sind Angebote vergleichbar.
Ein hilfreiches Format ist eine Tabelle mit den Spalten Positionsnummer, Leistungsbeschreibung, Einheit, Menge, Häufigkeit, Vorleistungen des Kunden und erwartetes Ergebnis. Ergänzen Sie bei Unsicherheiten eine Spalte für Anmerkungen. Ein Beispiel:
Show the numbers
| 1 | 8 |
|---|---|
| 2 | 500 |
Lassen Sie den Anbieter in seinem Angebot ausdrücklich angeben, ob er einen bestimmten Erfolg oder nur die Tätigkeit schuldet. Denn der Dienstvertrag verpflichtet zur Leistung der versprochenen Dienste, während der Werkvertrag zur Herstellung des versprochenen Werkes verpflichtet. Die Unterscheidung ist für die Gewährleistung bedeutsam: Ist das Werk mangelhaft, kann der Besteller nach § 634 BGB Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt, Minderung oder Schadensersatz verlangen, sofern die Voraussetzungen der folgenden Vorschriften vorliegen und soweit nicht ein anderes bestimmt ist.
Ausschlüsse klar benennen
Schreiben Sie ausdrücklich, welche Leistungen nicht enthalten sind. Sonst entstehen später Diskussionen darüber, ob eine Tätigkeit zum Leistungsumfang gehört. Typische Ausschlüsse sind Reisekosten, Überstunden, Material, Lizenzen oder Folgeaufträge.
Formulieren Sie Ausschlüsse als eigene Position oder als allgemeine Liste. Beispiel: "Nicht enthalten sind: Fahrtkosten, Verpflegung, Beschaffung von Softwarelizenzen, Wartung nach Abnahme." Bitten Sie Anbieter, zusätzliche Annahmen in ihrem Angebot auszuweisen.
Optionale Zusatzleistungen getrennt ausweisen
Wenn Sie noch nicht wissen, ob eine Zusatzleistung benötigt wird, führen Sie sie als Option auf. Verlangen Sie dafür einen Einzelpreis und eine klare Angabe, unter welchen Bedingungen die Option beauftragt wird. So bleibt das Grundangebot vergleichbar und Sie behalten Flexibilität.
Kennzeichnen Sie optionale Positionen eindeutig, etwa durch den Zusatz "optional" oder eine eigene Nummerngruppe. Bitten Sie Anbieter, die Optionen separat auszuweisen und nicht in die Kalkulation der Pflichtpositionen einzurechnen.
Vorher-nachher-Beispiel: unklare Position versus messbare Position
Ein internes Arbeitstreffen kann helfen, schwammige Formulierungen zu schärfen. Nutzen Sie dafür eine Tabelle mit drei Spalten: unklar, messbar, Ausschluss. Ein Beispiel:
| Unklar | Messbar | Ausschluss |
|---|---|---|
| "Unterstützung im Tagesgeschäft" | "Empfangsvertretung montags bis freitags von 8 bis 16 Uhr, 40 Stunden pro Woche, inklusive Anrufweiterleitung nach Absprache" | "Keine Bearbeitung von Post, keine Vertretung an Feiertagen" |
| "Dokumente digitalisieren" | "Scannen von 500 Papierrechnungen im Format A4, einseitig, Farbe, Auflösung 300 dpi, Ablage als PDF im Ordner XY" | "Keine OCR-Texterkennung, keine inhaltliche Prüfung" |
Die rechte Spalte zwingt dazu, Grenzen zu benennen. Das reduziert spätere Rückfragen und macht Angebote vergleichbar.
Häufige Fragen
Muss jede Position eine Mengenangabe enthalten? Nicht unbedingt, aber eine Mengenangabe oder eine klare Einheit erleichtert die Kalkulation. Bei wiederkehrenden Leistungen reicht oft eine Häufigkeit, etwa "monatlich für 12 Monate". Wenn die Menge unbekannt ist, bitten Sie um einen Einheitspreis und eine Annahme zur Gesamtmenge.
Wie detailliert sollte das Leistungsverzeichnis sein? So detailliert, dass ein branchenfremder Dritter Art und Umfang der Leistung erkennen kann. Eine gute Orientierung sind die Checklisten der IHK Reutlingen, die zwischen Auftraggeberangaben und den vom Dienstleister auszufüllenden Arbeitsschritten trennen.
Was tun, wenn ein Anbieter eine Position nicht anbieten kann? Dann soll er das im Angebot klar ausweisen, statt die Position stillschweigend zu streichen. Sonst ist das Angebot inhaltlich nicht vergleichbar und müsste überarbeitet werden.