Beratungsanbieter
Teil von Ausschreibungen vorbereiten: Der private Beschaffungsprozess von der Bedarfsanalyse bis zur Übergabe
Leistungsverzeichnis erstellen: So formulieren Sie Positionen, Mengen und Ausschlüsse für private Dienstleistungen
Praktische Anleitung für ein Leistungsverzeichnis privater Dienstleistungen: präzise Positionen, messbare Mengen, klare Ausschlüsse und rechtliche Vertragstypen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Formulieren Sie jede Leistungsposition mit Umfang, Einheit, Häufigkeit und erwartetem Ergebnis.
- Trennen Sie optionale Zusatzleistungen ab und verlangen Sie dafür Einzelpreise.
- Klären Sie im Angebot, ob ein bestimmter Erfolg oder nur die Tätigkeit geschuldet wird.
- Eine Vorher-nachher-Tabelle hilft, schwammige Formulierungen in messbare Positionen zu überführen.
Bedarf und Ausgangslage präzise schildern
Für Anfragen an die Kreativwirtschaft empfiehlt die IHK Reutlingen eine zweiteilige Vorlage: Auf der ersten Seite werden Ideen, Inhalte, Ziele, Terminvorgaben und Budgetvorstellungen erfasst. Nennen Sie außerdem den Anlass der Anfrage und interne Ansprechpartner, um eine klare Beschreibung des Bedarfs und der Rahmenbedingungen zu gewährleisten.
Die IHK Reutlingen stellt zudem Checklisten bereit, die zwischen Auftraggeberangaben und den vom Dienstleister auszufüllenden Arbeitsschritten trennen.
Je präziser die Ausgangslage beschrieben ist, desto besser können Anbieter einschätzen, ob sie die Leistung erbringen können. Fehlen wesentliche Informationen, werden Rückfragen oder überhöhte Risikozuschläge provoziert. Beschreiben Sie auch, welche Vorleistungen Sie selbst erbringen und welche Materialien oder Zugänge Sie bereitstellen.
Leistungspositionen definieren: Umfang, Einheit, Häufigkeit und Kundenvorleistungen
Teilen Sie die Gesamtleistung in einzelne Positionen auf. Für jede Position gilt: Umfang, Einheit, Häufigkeit, benötigte Kundenvorleistungen und erwartetes Ergebnis müssen eindeutig sein. Nur dann sind Angebote vergleichbar.
Ein hilfreiches Format ist eine Tabelle mit den Spalten Positionsnummer, Leistungsbeschreibung, Einheit, Menge, Häufigkeit, Vorleistungen des Kunden und erwartetes Ergebnis. Ergänzen Sie bei Unsicherheiten eine Spalte für Anmerkungen. Ein Beispiel:
Leistungspositionen definieren
| Nr. | Leistung | Einheit | Menge | Häufigkeit | Kundenvorleistungen | Erwartetes Ergebnis |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Empfangsvertretung an Werktagen | Stunde | 8 | täglich | Schlüssel, Telefonliste, Besucherverzeichnis | Besucher empfangen, Anrufe annehmen und weiterleiten |
| 2 | Digitalisierung von Eingangsrechnungen | Dokument | 500 | einmalig | Zugang zum Dokumentenmanagementsystem | Rechnungen als PDFs im Dokumentenmanagementsystem abgelegt |
Der Dienstvertrag verpflichtet zur Leistung der versprochenen Dienste, während der Werkvertrag zur Herstellung des versprochenen Werkes verpflichtet. Die Unterscheidung ist für die Gewährleistung bedeutsam: Ist das Werk mangelhaft, kann der Besteller nach § 634 BGB Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt, Minderung oder Schadensersatz verlangen.
Ausschlüsse klar benennen
Schreiben Sie ausdrücklich, welche Leistungen nicht enthalten sind. Sonst entstehen später Diskussionen darüber, ob eine Tätigkeit zum Leistungsumfang gehört. Typische Ausschlüsse sind Reisekosten, Überstunden, Material, Lizenzen oder Folgeaufträge.
Formulieren Sie Ausschlüsse als eigene Position oder als allgemeine Liste. Beispiel: "Nicht enthalten sind: Fahrtkosten, Verpflegung, Beschaffung von Softwarelizenzen, Wartung nach Abnahme." Ein zweites Beispiel: "Nicht enthalten sind: Schulungen für neue Mitarbeitende, Einrichtung von Schnittstellen zu Altsystemen und Support nach Abnahme." Bitten Sie Anbieter, zusätzliche Annahmen in ihrem Angebot auszuweisen.
Optionale Zusatzleistungen getrennt ausweisen
Wenn Sie noch nicht wissen, ob eine Zusatzleistung benötigt wird, führen Sie sie als Option auf. Verlangen Sie dafür einen Einzelpreis und eine klare Angabe, unter welchen Bedingungen die Option beauftragt wird. So bleibt das Grundangebot klar und Sie behalten Flexibilität.
Kennzeichnen Sie optionale Positionen eindeutig, etwa durch den Zusatz "optional" oder eine eigene Nummerngruppe. Bitten Sie Anbieter, die Optionen separat auszuweisen und nicht in die Kalkulation der Pflichtpositionen einzurechnen.
Vorher-nachher-Beispiel: unklare Position versus messbare Position
Ein internes Arbeitstreffen kann helfen, schwammige Formulierungen zu schärfen. Nutzen Sie dafür eine Tabelle mit drei Spalten: unklar, messbar, Ausschluss. Ein Beispiel:
Vorher-nachher-Beispiel
Messbar
- "Unterstützung im Tagesgeschäft"
- "Empfangsvertretung montags bis freitags von 8 bis 16 Uhr, 40 Stunden pro Woche, inklusive Anrufweiterleitung nach Absprache"
- "Dokumente digitalisieren"
- "Scannen von 500 Papierrechnungen im Format A4, einseitig, Farbe, Auflösung 300 dpi, Ablage als PDF im Ordner XY"
- "Website pflegen"
- "Redaktionelle Pflege, Einheit Stunde, Menge 10 Stunden pro Monat, Laufzeit 12 Monate"
Ausschluss
- "Unterstützung im Tagesgeschäft"
- "Keine Bearbeitung von Post, keine Vertretung an Feiertagen"
- "Dokumente digitalisieren"
- "Keine OCR-Texterkennung, keine inhaltliche Prüfung"
- "Website pflegen"
- "Keine Programmierung, kein Hosting"
Die rechte Spalte zwingt dazu, Grenzen zu benennen. Das reduziert spätere Rückfragen und erleichtert die Prüfung.
