Leitfaden für Dienstleister aus EU-Nachbarländern und deutsche Vergabe

Das Wichtigste auf einen Blick

• Wer Bürodienstleister finden will, muss Niederlassung, Datenschutz, Vergaberecht und Steuern prüfen.
• Die EU-Richtlinie 2014/24 und die VgV regeln die Vergabe oberhalb der Schwellenwerte.
• Ohne Niederlassung in Deutschland ist die Auftragsverarbeitung nach BDSG besonders zu begründen.
• Umsatzsteuer bei Beratungshonoraren richtet sich nach § 3a UStG und der Ansässigkeit.
• Eine Prüfcheckliste mit Nachweisen verhindert spätere Probleme im Vergabeverfahren.

Dienstleister aus EU-Nachbarländern: Ausgangslage für deutsche Auftraggeber

Deutsche Unternehmen arbeiten zunehmend mit Bürodienstleistern aus den EU-Nachbarländern zusammen. Das können Beratungen aus den Niederlanden, IT-Dienstleister aus Polen oder Übersetzungsbüros aus Österreich sein. Für Einkäufer und Projektleiter stellt sich die Frage, welche Regeln gelten, wenn der Partner keinen Sitz in Deutschland hat.

Die EU-Binnenmarktfreiheit erlaubt es Dienstleistern, ihre Leistung grenzüberschreitend anzubieten. Das bedeutet aber nicht, dass deutsche Vorschriften automatisch entfallen. Gerade bei öffentlichen Aufträgen und bei der Verarbeitung personenbezogener Daten bleibt der deutsche Rechtsrahmen maßgeblich.

In Regionen wie Nordrhein-Westfalen, Bayern oder Baden-Württemberg sitzen viele Auftraggeber, die EU-weit ausschreiben. In Berlin und Hamburg ist der Anteil international tätiger Dienstleister besonders hoch. Wer hier Bürodienstleister finden will, muss die Herkunft und die Rechtsform genau prüfen.

Die Bundesagentur für Arbeit verlangt für Arbeitnehmerüberlassung eine Erlaubnis nach dem AÜG. Ein Dienstleister aus einem EU-Nachbarland, der Personal nach Deutschland entsendet, braucht diese Erlaubnis, wenn er Arbeitnehmerüberlassung betreibt. Das gilt unabhängig vom Unternehmenssitz.

Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) weist darauf hin, dass Beratungsleistungen oft dem deutschen Berufsrecht unterliegen, wenn sie in Deutschland erbracht werden. Das betrifft etwa Rechtsberatung oder Steuerberatung, die nur mit entsprechender Zulassung erlaubt ist.

Für Auftraggeber ist wichtig: Ein Dienstleister aus einem EU-Nachbarland kann Leistungen erbringen, muss aber die deutschen Regelungen für den konkreten Auftrag einhalten. Dazu gehören Vergaberecht, Datenschutz und Steuerrecht. Die Prüfung beginnt bei der Niederlassung.

Niederlassung und Vertretung in Deutschland

Eine Niederlassung in Deutschland ist nicht immer erforderlich, aber oft hilfreich. Wer Bürodienstleister finden will, sollte klären, ob der Partner eine Betriebsstätte, eine Zweigniederlassung oder nur einen Korrespondenzpartner hat. Die Rechtsform bestimmt, wer bei Streitigkeiten haftet.

Eine Zweigniederlassung wird ins Handelsregister eingetragen. Eine unselbstständige Betriebsstätte erscheint dort nicht. Für den Auftraggeber macht das einen Unterschied: Bei einer Zweigniederlassung kann er sich an das deutsche Register wenden, bei einer bloßen Betriebsstätte nicht.

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) führt Verzeichnisse über Dienstleister mit Niederlassung. Die Handwerkskammer (HWK) ist zuständig, wenn handwerkliche Leistungen erbracht werden. Wer dort eingetragen ist, hat seine Betriebsrolle nachgewiesen.

Fehlt eine Niederlassung, muss der Vertrag klar regeln, welches Recht gilt und wo geklagt wird. Ohne Gerichtsstand in Deutschland wird die Durchsetzung von Ansprüchen aufwendiger. Das sollten Einkäufer vor Vertragsabschluss bedenken.

Ein Praxisbeispiel: Ein Berliner Unternehmen beauftragt eine Beratung aus den Niederlanden. Die Beratung hat keine Niederlassung in Deutschland. Im Vertrag wird deutsches Recht und Gerichtsstand Berlin vereinbart. So bleibt die Durchsetzung möglich.

Datenschutz und Auftragsverarbeitung nach BDSG

Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten, greift das BDSG. Das gilt auch, wenn der Dienstleister in einem EU-Nachbarland sitzt. Der Auftraggeber bleibt für die rechtmäßige Verarbeitung verantwortlich. Er muss einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen.

Die Datenschutzpflichten bei der Auswahl von Dienstleistern und die Auftragsverarbeitung sind im Bundesdatenschutzgesetz BDSG geregelt. Das Gesetz ergänzt die DSGVO um deutsche Regelungen. Dazu gehören besondere Pflichten für bestimmte Branchen und die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Wer Bürodienstleister finden will, sollte prüfen, ob der Partner diese Pflichten kennt und umsetzt.

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung muss nach Art. 28 DSGVO schriftlich oder in Textform vorliegen. Er muss die Weisungsbindung, die Löschpflichten und die Kontrollrechte regeln. Fehlt der Vertrag, drohen Bußgelder nach dem BDSG.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bietet Orientierung zu technischen und organisatorischen Maßnahmen. Ein Dienstleister aus einem EU-Nachbarland sollte diese Maßnahmen nachweisen können. Dazu gehören Zugangskontrollen und Verschlüsselung.

Bei Übermittlungen in Drittländer außerhalb der EU ist zusätzlich zu prüfen, ob ein Angemessenheitsbeschluss vorliegt. Für EU-Nachbarländer ist das nicht nötig, weil sie dem EU-Recht unterliegen. Das erleichtert die Zusammenarbeit, ersetzt aber nicht den Auftragsverarbeitungsvertrag.

Vergaberechtliche Anforderungen nach VgV und EU-Richtlinie 2014/24

Öffentliche Auftraggeber müssen die VgV beachten, wenn der Auftragswert die EU-Schwellenwerte übersteigt. Die Verfahrensregeln für die Vergabe öffentlicher Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte stehen in der Vergabeverordnung VgV. Sie setzt die EU-Richtlinie 2014/24 um.

Die EU-Richtlinie 2014/24 ist die rechtliche Grundlage für die Vergabe an Dienstleister aus Nachbarländern. Sie verbietet Diskriminierung wegen der Staatsangehörigkeit. Ein Bieter aus Polen oder Frankreich muss dieselben Chancen haben wie ein deutscher Bieter.

Für Sektorenauftraggeber, etwa im Verkehr oder in der Energieversorgung, gilt die EU-Richtlinie 2014/25. Sie enthält eigene Regeln für die Vergabe in diesen Bereichen. Wer dort ausschreibt, muss beide Richtlinien unterscheiden.

Die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) gilt für Leistungen unterhalb der Schwellenwerte. Der Deutsche Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen (DVA) ist für Bauleistungen zuständig. Für Bürodienstleistungen ist meist die VgV oder die VOL/B einschlägig.

Öffentliche Ausschreibungen werden im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Dort findet man auch Vergabebekanntmachungen für EU-weite Verfahren. Einkäufer sollten die Bekanntmachung sorgfältig lesen, um Fristen und Nachweise zu kennen.

Steuerliche Fragen und Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Leistungen

Die Umsatzsteuersätze und die Behandlung von Beratungshonoraren richten sich nach dem Umsatzsteuergesetz UStG. Bei grenzüberschreitenden Leistungen ist entscheidend, wo der Leistungsempfänger ansässig ist. Für Beratungshonorare gilt in der Regel der Ort des Empfängers.

Das bedeutet: Ein Dienstleister aus den Niederlanden stellt einem deutschen Unternehmen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, wenn die Leistung in Deutschland steuerbar ist. Der deutsche Auftraggeber muss die Umsatzsteuer dann selbst abführen, das Reverse-Charge-Verfahren.

Für den Vorsteuerabzug braucht der Auftraggeber eine ordnungsgemäße Rechnung. Sie muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dienstleisters enthalten. Fehlt sie, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

Bei Dienstleistungen im Zusammenhang mit Grundstücken gilt der Ort des Grundstücks. Wer Bürodienstleister finden will, die etwa Bewachung oder Reinigung anbieten, muss diese Regel beachten. Die Umsatzsteuer fällt dann in Deutschland an.

Das Statistische Bundesamt (Destatis) veröffentlicht Daten zu Dienstleistungsbranchen. Diese Zahlen helfen bei der Marktanalyse, ersetzen aber keine steuerliche Prüfung im Einzelfall. Bei Unsicherheit sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden.

Bürodienstleister finden: Prüfcheckliste für EU-Partner

Wer Bürodienstleister finden will, sollte systematisch vorgehen. Die folgende Checkliste hilft, die wichtigsten Punkte vor der Zusammenarbeit zu klären.

• Niederlassung in Deutschland vorhanden oder geplant?
• Eintragung ins Handelsregister oder bei der IHK/HWK nachgewiesen?
• Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung nach AÜG, falls Personal entsandt wird?
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach BDSG und DSGVO abgeschlossen?
• Technische und organisatorische Maßnahmen nach BSI-Standard dokumentiert?
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Reverse-Charge-Verfahren geklärt?
• Nachweise für das Vergabeverfahren vollständig?

Die Tabelle zeigt, welche Nachweise für welche Auftragsart typisch sind.

Auftragsart	Typische Nachweise
Beratung	Handelsregisterauszug, Berufszulassung, Haftpflichtversicherung
IT-Dienstleistung	Referenzen, Zertifizierungen, Auftragsverarbeitungsvertrag
Arbeitnehmerüberlassung	AÜG-Erlaubnis, Sozialversicherungsnachweise
Bauleistung	Eintragung bei der HWK, Präqualifikation
Übersetzung	Berufszulassung, Referenzen, Datenschutzerklärung

Die Bundesnetzagentur reguliert Telekommunikations- und Netzwerkdienste. Wenn der Dienstleister solche Leistungen erbringt, sollte er die Anforderungen kennen. Das gilt auch für Anbieter aus EU-Nachbarländern.

Bekanntmachungen und Nachweise im Vergabeverfahren

Vergabebekanntmachungen erscheinen im Bundesanzeiger und auf EU-weiten Plattformen. Dort sind Fristen, Eignungskriterien und geforderte Nachweise genannt. Wer Bürodienstleister finden will, sollte diese Bekanntmachungen regelmäßig prüfen.

Zu den typischen Nachweisen gehören der Handelsregisterauszug, die Berufszulassung und Referenzen. Bei EU-Bietern können gleichwertige Nachweise aus dem Herkunftsland akzeptiert werden. Der Auftraggeber darf keine zusätzlichen Hürden aufbauen.

Die VgV erlaubt die Bildung von Eignungskriterien, etwa wirtschaftliche Leistungsfähigkeit. Ein Bieter aus einem EU-Nachbarland muss diese Kriterien erfüllen können. Dazu kann er Muttergesellschaften oder Partner heranziehen.

Bei der Prüfung der Nachweise ist auf die Aktualität zu achten. Ein Handelsregisterauszug sollte nicht älter als sechs Monate sein. Referenzen sollten vergleichbare Leistungen betreffen.

Die Vergabestelle muss die Nachweise einheitlich bewerten. Willkürliche Anforderungen sind unzulässig. Das folgt aus der EU-Richtlinie 2014/24 und der VgV.

Häufige Fragen

Muss ein Dienstleister aus einem EU-Nachbarland eine Niederlassung in Deutschland haben? Nein, eine Niederlassung ist nicht zwingend. Für die Durchsetzung von Ansprüchen und die Datenschutzaufsicht ist sie aber oft hilfreich. Der Vertrag sollte deutsches Recht und einen Gerichtsstand in Deutschland vorsehen.

Welche Datenschutzpflichten gelten für EU-Partner? Es gilt das BDSG, ergänzt durch die DSGVO. Der Auftraggeber muss einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen. Technische und organisatorische Maßnahmen sind nachzuweisen.

Wann greift das Vergaberecht nach VgV? Die VgV gilt für öffentliche Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Sie setzt die EU-Richtlinie 2014/24 um. Für Sektorenauftraggeber gilt die EU-Richtlinie 2014/25.

Wie wird die Umsatzsteuer bei Beratungshonoraren behandelt? Bei Beratungsleistungen ist der Ort des Empfängers maßgeblich. Ein deutscher Auftraggeber muss die Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren abführen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dienstleisters muss auf der Rechnung stehen.

Welche Nachweise sind im Vergabeverfahren erforderlich? Typisch sind Handelsregisterauszug, Berufszulassung und Referenzen. Bei EU-Bietern sind gleichwertige Nachweise aus dem Herkunftsland zulässig. Die Vergabestelle muss einheitlich bewerten.

Wo finde ich Bekanntmachungen für öffentliche Ausschreibungen? Im Bundesanzeiger und auf EU-weiten Vergabeplattformen. Dort stehen Fristen, Eignungskriterien und geforderte Nachweise. Einkäufer sollten die Bekanntmachungen regelmäßig prüfen.