Laufzeit bei Bürodienstleistern: Angebote vergleichbar machen

Das Wichtigste auf einen Blick

Wer Bürodienstleister finden und Angebote fair vergleichen will, scheitert selten am Preis, sondern an unterschiedlichen Laufzeiten. Dieser Beitrag zeigt die Methode, mit der Sie Angebote auf dieselbe Basis bringen, an einem Hamburger Rechenbeispiel; Anbieter nennt er nicht, die Namen liefern Ihre eigenen Angebote.

Bei Bürodienstleistern in Hamburg sind Laufzeiten von 12 bis 60 Monaten üblich.
Eine lange Laufzeit senkt den Monatspreis, erhöht aber das Risiko bei Umzug oder Schrumpfung.
Verglichen wird der Preis pro Arbeitsplatz und Monat, einschließlich Mietnebenkosten und Ausstattung.
Kündigungsfrist und automatische Verlängerung gehören in jede Angebotsübersicht.

Grundlaufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung: die drei Stellschrauben

Wer Bürodienstleister in Hamburg anhand der Vertragslaufzeit vergleicht, beantwortet drei Fragen: Wie lange läuft der Vertrag, wie lange vorher ist zu kündigen, und verlängert er sich automatisch? Üblich sind Laufzeiten von 12, 24, 36 und 60 Monaten.

Je länger die Bindung, desto niedriger fällt meist der Monatspreis aus, weil der Anbieter Ausstattung und Vorleistung über mehr Monate abschreiben kann. Diesen Vorteil bezahlen Sie mit Flexibilität, wenn sich Standort oder Kopfzahl ändern.

Eine Verlängerungsklausel setzt den Vertrag stillschweigend um weitere zwölf Monate fort. Sie steht am Ende des Vertragstextes und wird bei der Angebotsprüfung leicht übersehen.

Für kleine Büros sind 12 bis 24 Monate mit kurzer Kündigungsfrist meist günstiger als ein langer Vertrag. Wer Fläche und Kopfzahl über Jahre kennt, handelt bei 36 oder 60 Monaten einen niedrigeren Monatspreis aus.

Ein Vertragskalender mit Eintrag sechs Monate vor Laufzeitende verhindert die ungewollte Verlängerung. Sonderkündigungsrechte bei Standortaufgabe gehören in den Vertrag.

Laufzeit und Kündigungsfrist planen

Vertragsstart
Grundlaufzeit festlegen
24 Monate
Bedarf realistisch schätzen
6 Monate vorher
Erinnerung zur Kündigung
Fristende
automatische Verlängerung prüfen

Schritt für Schritt zum belastbaren Vergleich

Schritt für Schritt zum Vergleich

Bedarf für die nächsten 24 Monate schätzen, nicht für fünf Jahre.
Angebote auf dieselbe Laufzeit und Leistung umrechnen.
Preis pro Arbeitsplatz und Monat bilden, mit Mietnebenkosten und Ausstattung.
Kündigungsfrist, Verlängerung und Sonderkündigungsrecht schriftlich festhalten.

Rechenbeispiel: drei Laufzeitvarianten für 40 Arbeitsplätze

Ein Hamburger Logistikbetrieb in Hafennähe sucht Büroservice für 40 Arbeitsplätze und hat drei Angebote vorliegen. Die folgende Rechnung ist ein Beispiel und keine Marktstatistik; alle Beträge sind Nettopreise zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Zwei Angebote im direkten Vergleich

Anbieter A

Listenpreis: 480 Euro
Mietnebenkosten: inklusive
Ausstattung: inklusive
Gesamt pro Platz: 480 Euro
Laufzeit: 36 Monate

Anbieter B

Listenpreis: 430 Euro
Mietnebenkosten: 60 Euro
Ausstattung: 45 Euro
Gesamt pro Platz: 535 Euro
Laufzeit: 60 Monate

Rechenbeispiel: drei Laufzeitvarianten

Laufzeit

A: 36 Monate
B: 60 Monate
C: 24 Monate

Preis pro Platz und Monat

A: 480 Euro, Ausstattung inklusive
B: 430 Euro
C: 520 Euro, Ausstattung inklusive

Zusatzkosten pro Platz und Monat

A: keine
B: 60 Euro Mietnebenkosten, 45 Euro Ausstattungsmiete
C: keine

Kosten pro Platz und Monat

A: 480 Euro
B: 535 Euro
C: 520 Euro

Summe pro Platz über die Laufzeit

A: 17.280 Euro
B: 32.100 Euro
C: 12.480 Euro

Variante B hat den niedrigsten Listenpreis, kostet über ihre Laufzeit mit 32.100 Euro pro Platz aber weit mehr als Variante C mit 12.480 Euro, und das bei einer um drei Jahre längeren Bindung. Variante A ist im Monatspreis am günstigsten, bindet den Betrieb jedoch drei Jahre.

Auf 40 Arbeitsplätze gerechnet ergeben sich bei Variante A 691.200 Euro für drei Jahre, bei Variante C 499.200 Euro für zwei Jahre.

Anbieterkategorien und Nachweise in Hamburg

Hamburger Bürodienstleister lassen sich in vier Gruppen teilen: Büroservice- und Facility-Management-Anbieter, Coworking- und Serviced-Office-Betreiber, IT-Systemhäuser sowie Personaldienstleister für Empfang und Backoffice. Coworking-Verträge laufen monatlich, klassische Serviceverträge meist 24 bis 60 Monate.

Anbieternamen mit überprüfbaren Angaben liefern die Verzeichnisse der Handelskammer Hamburg. Bei Mietnebenkosten und Ausstattung klären Sie vorab, ob Pauschale, Kauf oder Leasing gilt.

Prüfen Sie vor dem Preisvergleich, ob der Anbieter diese Nachweise vorlegen kann.

Eintragung bei der Handwerkskammer Hamburg für das konkrete Gewerk
Gültige Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssumme
AÜG-Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit, wenn Personal überlassen wird
Auftragsverarbeitungsvertrag bei Zugang zu Personal- oder Kundendaten

Die Pflicht zum Auftragsverarbeitungsvertrag ergibt sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz, das die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung ergänzt.

Häufige Fragen

Welche Vertragslaufzeit ist für ein kleines Büro in Hamburg sinnvoll?

Bei unsicherer Entwicklung 12 bis 24 Monate mit kurzer Kündigungsfrist. 36 oder 60 Monate lohnen sich nur, wenn Fläche und Kopfzahl sicher sind.

Wie erkenne ich eine automatische Verlängerung?

Sie steht meist am Ende des Vertrags als Verlängerungsklausel, oft um zwölf Monate. Prüfen Sie die Kündigungsfrist und ein mögliches Sonderkündigungsrecht.

Welche Kosten muss ich außer dem Monatspreis einrechnen?

Mietnebenkosten, Ausstattungsmiete oder Leasing, Reinigung, Sicherheitsdienst und Wartung für Netzwerk und Telefonie. Rechnen Sie alles auf einen Arbeitsplatz und einen Monat um.

Woran erkenne ich, ob ein Anbieter Personal überlassen darf?

Personaldienstleister brauchen eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz. Lassen Sie sich die Erlaubnis vor Vertragsschluss vorlegen.

Wo finde ich öffentliche Ausschreibungen für Bürodienstleistungen?

Im Bundesanzeiger und auf den Vergabeplattformen der Länder. Öffentliche Auftraggeber beachten dabei VOL und VgV, deren Texte in der Gesetzessammlung des Bundes stehen.